Mail
Merge merupakan salah satu fitur yang ada di microsoft yang membantu kita
membuat banyak dokumen berdasarkan 1 template.
Fasilitas mail merge akan sangat
membantu, contohnya ketika kita mau membuat undangan, dengan banyak nama
penerima yang harus dicetak.
Kalau cara biasa kan, masing-masing nama
kita ketik satu-per satu. Tidak masalah sih kalo yang mau dicetak cuma 1-10
nama, tapi kalo ada 100 nama yang harus dicetak, masak kita harus ngetik
satu-satu?
Nah dengan mail merge, kita tinggal
mengetik daftar nama di Ms.Excel, kemudian kita atur pada ketikan undangan di
Ms.Word untuk secara otomatis me-load nama-nama & alamat-alamat tersebut. Sekarang
kan jamannya otomatis, hehehe Sebenarnya cuma ada 2 langkah yang perlu
dilakukan:
- Siapkan database di Ms.Excel (buat file excel-nya, biasanya berisi nama & alamat, atau yang mau ditampilkan di undangan)
- Atur dokumen yang di Ms.Word buat baca data dari file Excel tsb lewat mail merge.
 |
Langkah Ketiga, Kemudian Simpan File anda Ctrl + S atau dengan Menu - Save , Simpan dengan nama terserah anda ( Misalkan Database)
Sampai disini, Kita sudah memiliki Database di MS Excel, selanjutnya kita akan membuat Desain surat sesuai dengan kita inginkan dan Membuat Mail Merge di Ms Office Word 2007.
Langkah Ke Empat, Kita akan membuat Mail Merge-nya
Klik menu Mailings – Step by Step Mail Merge Wizard
Akan keluar panel tambahan di bagian kanan MS.Word kita (Perhatikan Gambar di bawah)
Kita langsung Klik Pilihan Letter dan kemudian Next: yang di bawahnya
Pada Tahap ini, pilihlah Use the current document. Kemudian Next : lagi
Pada tahap ini, klik tulisan Browse di panel kanan,, lalu
pilih dokumen excel yang
berisi dafta nama, alamat, Hari & Tanggal tadi.
berisi dafta nama, alamat, Hari & Tanggal tadi.
setelah itu akan muncul jendela Select Table, kita pilih
nama sheet yang udah kita
rename tadi,, seperti di sini: ALAMAT, jangan lupa klik OK
Setelah itu, akan muncul tampilan seperti ini. (Perhatikan Gambar dibawah)
Pastikan semua nama-nama yang akan kita pakai nanti sudah tanda centang.
Setalah itu, kita klik OK
Kita sudah sampai pada tahp ini dan pastikan di panel kanan sudah ada tulisan nama data alamat yang kita buat tadi. Kalau belum ada, berarti masih ada kesalah di proses sebelumnya, baca dan ulangi lagi.
Selanjutnya klik Next di bawah untuk lanjut ke step 4
Setelah itu, akan muncul tampilan seperti ini. (Perhatikan Gambar dibawah)
Pastikan semua nama-nama yang akan kita pakai nanti sudah tanda centang.
Setalah itu, kita klik OK
Kita sudah sampai pada tahp ini dan pastikan di panel kanan sudah ada tulisan nama data alamat yang kita buat tadi. Kalau belum ada, berarti masih ada kesalah di proses sebelumnya, baca dan ulangi lagi.
Selanjutnya klik Next di bawah untuk lanjut ke step 4
berada di dokumen undangan kita.
Misalnya, kita pengen nama nanti diletakkan di belakang kata-kata Yth di undangan
kita → Yth, nama
Caranya, pertama, taruh kursor pada belakang kata Yth., dengan cara meng-klik sekali
di belakang kata Yth tersebut:
dan astikan tanda kelip-kelip kursor udah ada di belakang Yth.
JANGAN memindahkan kelip-kelip kursor ini ke tempat lain dulu.
Kemudian, klik pada tulisan More items... di panel sebelah kanan (ingat, kursor harus
tetap berada di belakang Bapak
Selanjutnya akan keluar jendela kecil
Insert Merge Field: seperti di bawah ini , Tentu saja, pilih Fields Nama, kemudian klik Insert
Jika sudah sampai pada tahp ini, Kalau berhasil, maka di belakang tulisan Bapak tadi akan ada tulisan <<NAMA>>. Itu artinya, bagian tersebut nantinya akan diisi oleh nama-nama di database tadi.
Pastikan sudah terisi seperti gambar diatas.
Kalau sudah berhasil seperti itu. Klik Next di panel kanan bawah ya..
Tulisannya Next: Preview your letter... untuk melihat preview undangan yang kita buat.
Maka hasil tampilannya akan seperti ini :
Tulisan <<NAMA>>, <<ALAMAT>>, <<HARI>> & <<TANGGAL>> yang tadi sekarang sudah berubah menjadi yang sesuai keinginan kita mulai awal tadi.
Untuk melihat nama-nama lain, tinggal klik tombol [ << ] dan [ >> ] di panel sebelah kanan. Periksa satu-satu, barangkali ada yang terlewatkan.
Setelah selesai, klik Next di panel bagian bawah, untuk menyelesaikan pekerjaan kita ini.
Jangan lupa, save pekerjaan kita ini (Ctrl + S) dan tempatkan di satu bolder dengan file Database Ms Excel tadi.
Selanjutnya Kita bisa langsung mencetak hasil pekerjaan kita ini dengan meng-klik Print. di step terakhir. Si printer akan otomatis mencetak semua nama secara berurutan, sesuai dengan data yang kita sediakan lewat ms.excel tadi.
Dan.........
berakhir jugalah Cara Membuat Mail Merge di MS Office Word 2007 dan MS Excel 2007.
Mudah-mudahan tidak ada yang terlewatkan pada tahap-tahap diatas yahh
Selamat mencoba dan Semoga bermanfaat.
Salam AAS
EmoticonEmoticon